Lohnbuchhaltung vom Steuerberater

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    Steuerberater

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Lohnbuchhaltung mit felix1.de erstellen lassen

Sie beschäftigen Mitarbeiter und möchten sicherstellen, dass die Lohnbuchhaltung korrekt ist? Dann sind Sie bei felix1.de richtig. Denn bei felix1.de kümmern sich Lohnbuchhalter und spezialisierte Steuerberater um den Lohn Ihrer Mitarbeiter.

Lohnbuchhaltung

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Lohnbuchhaltung – das müssen Sie wissen

 

Natürlich gibt es auch viele Unternehmen, die völlig ohne Mitarbeiter und deshalb auch ohne Lohnbuchhaltung auskommen. Doch das ändert sich grundlegend, wenn auch nur ein Arbeitnehmer eingestellt wird. Denn spätestens dann tauchen jede Menge Fragen auf. Wer muss alles wissen, dass das Unternehmen jetzt als Arbeitgeber auftritt und einen beziehungsweise mehrere Mitarbeiter beschäftigt? Wie läuft das mit dem Lohn, der Lohnabrechnung und der Lohnsteuer? Was muss ein Lohnbuchhalter können? Braucht man jemanden im Haus für die Lohnbuchhaltung oder sollte man die Aufgaben an Experten wie die von felix1.de abgeben? Wo liegen die Vor- und Nachteile dieser beiden Möglichkeiten? Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen Lohnbuchhalter und wie viel kostet die Lohnbuchhaltung extern? Viele Fragen – alle Antworten und noch viel mehr zum Thema lesen Sie in diesem Artikel.

 

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teil der Buchhaltung eines Unternehmens. Weitere Abteilungen können die Finanzbuchhaltung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie die Anlagenbuchhaltung sein. Kern der Lohnbuchhaltung ist die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wie es der Name schon sagt. Zu dieser manchmal auch Gehaltsbuchhaltung genannten Abteilung gehören deutlich mehr Aufgaben als man im ersten Moment denken würde. Ganz klar geht es darum, dass Mitarbeiter das richtige Gehalt zum richtigen Zeitpunkt bekommen. Ein Gehaltsbuchhalter muss also zum Beispiel wissen, welche Abzüge eine Rolle spielen und welche Zahlungen zum Beispiel an das Finanzamt erfolgen müssen. Er muss sich zudem regelmäßig um die Personalstammdaten kümmern, die Jahreslohnkonten führen und die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen beachten. Wer überlegt, die Lohnbuchhaltungen selbst zu übernehmen, sollte auf dem Schirm haben, dass es dafür neben dem Wissen im Lohnsteuerrecht auch mehr als solide Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht braucht. Sich als Unternehmer bei Problemen auf „Das habe ich so nicht gewusst“, zurückzuziehen, wird nicht annähernd ausreichen. Insofern sollte schon früh nicht nur auf den Businessplan und das Controlling, sondern auch auf die Lohnbuchhaltung geachtet werden.

Bevor überhaupt Gehälter an Mitarbeiter, Steuern an das Finanzamt und Beiträge zu den Sozialversicherungsträgern fließen können, sind einige formale Dinge zu beachten. Das ist nicht bei jedem Mitarbeiter identisch und kann sich zum Beispiel zwischen Angestellten (unbefristet), kurzfristig Beschäftigten und Minijobbern unterscheiden. Dabei spielt es prinzipiell keine Rolle, welche Unternehmensform (etwa GmbH oder GbR) gewählt wurde, entscheidend ist, ob es angestellte Mitarbeiter gibt.

  • Betriebsnummer bei der Arbeitsagentur beantragen: Das gilt natürlich nur bei der Einstellung des allerersten sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers. Für das später hinzukommende Personal haben Sie die Betriebsnummer ja schon.
  • Steuerliche Daten: Die Lohnbuchhaltung braucht die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) des neuen Mitarbeiters, sein Geburtsdatum und die Angabe, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Mit diesen Daten und dem Beginn der Beschäftigung lassen sich die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) von Arbeitnehmern von der Finanzverwaltung online abrufen. ELStAM hat mittlerweile die gute alte Lohnsteuerkarte ersetzt, auf der früher Informationen wie Steuerklasse, Freibeträge und Kinderzahl standen – und die der Mitarbeiter beim Personalsachbearbeiter abgeben musste.
  • Krankenkasse und Sozialversicherung: Aufgabe des Arbeitgebers ist es auch, sich innerhalb von zwei Wochen bei der jeweiligen Krankenkasse ihres Angestellten zu melden. Dazu braucht der Lohnbuchhalter unter anderem die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
  • Gesetzliche Unfallversicherung: Anmeldung bei der entsprechenden Berufsgenossenschaft. Wenn Sie nicht wissen, welche das ist, können Sie das bei der IHK oder der Handwerkskammer erfragen.
  • Urlaubsnachweis: Oft werden Mitarbeiter mitten im Jahr eingestellt. Doch wie viel Urlaub hat der neue Kollege schon beim alten Arbeitgeber genommen? Anteilig? Oder den ganzen Jahresurlaub? Nur mit dem entsprechenden Nachweis kann der korrekte Urlaubsanspruch ermittelt werden.

Scheidet ein Mitarbeiter aus, gehört es auch zu den Pflichten des Arbeitgebers, die Abmeldungen bei den entsprechenden Stellen zu veranlassen.

Jeden Monat muss der Lohn aufs Neue berechnet werden. Oft regeln sich die Finanzen für die Gehaltsabrechnung durch Tarifverträge oder Gesetze. Zu berücksichtigen ist natürlich die geleistete Arbeit (Arbeitsstunden). Hinzu können zum Beispiel Einmalzahlungen (etwa Weihnachtsgeld), Prämien und Zuschläge kommen. Wichtig ist zu beachten, steuerpflichtige und steuerfreie Zahlungen säuberlich zu trennen.

Es folgen die Berechnung der Lohn- oder Personalnebenkosten und daraus die Erstellung der Entgeltabrechnung, also der „Lohnzettel“ für den Mitarbeiter und schließlich die Auszahlung des Lohns. Doch auch an anderer Stelle muss die Lohnbuchhaltung „zahlen“, und zwar immer den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil: Krankenkassenbeiträge, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung in einer Summe an die Krankenkasse (um die „Verteilung“ an die richtigen Stellen kümmert sich die Krankenkasse). Hinzu kommen Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag (plus bei Konfessionszugehörigkeit die Kirchensteuer) in einer Summe per ELSTER an das Finanzamt und gegebenenfalls Beiträge für zusätzliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen an die Banken beziehungsweise Versicherungen.

Dabei verstehen die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt keinen Spaß, wenn man das vergisst oder nicht rechtzeitig das Geld an die entsprechenden Stellen überweist.
Zu beachten sind schließlich auch unter anderem die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Zahlungen im Rahmen des Mutterschutzgesetzes oder freiwillige Leistungen, die das Unternehmen seinen Angestellten zukommen lassen kann. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, solche Leistungen steuerfrei zu gestalten. Details dazu und zu den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Beschäftigungsmöglichkeiten von Mitarbeitern finden Sie in unserem Blogbeitrag „Der erste Mitarbeiter: Was Sie bei Lohnsteuer und Sozialversicherung beachten müssen“.

Nicht monatlich, aber trotzdem regelmäßig muss der Jahresabschluss gemacht werden. Denn am Ende eines Kalenderjahres steht die Abrechnung, die Lohnkonten der Mitarbeiter werden geschlossen und die Zahlen sind elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Auch die Jahresentgelte für die bereits erwähnten Sozialversicherungsbeiträge hat die Lohnbuchhaltung an die Krankenkasse zu schicken. Nicht vergessen werden darf schließlich die jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft, um die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung ermitteln zu können.

Wie wir bisher gesehen haben, ist Lohnbuchhaltung keine Sache, die sich mal eben so nebenbei machen lässt. Selbst wer eine eigene Personalverwaltung, einen Bilanzbuchhalter oder ein eigenes Rechnungswesen hat, kann nicht davon ausgehen, dass diese in jedem Fall die fachlichen Voraussetzungen für eine Lohnbuchhaltung mitbringen. Es sollte also definitiv jemand sein, der den Job, auch wegen der vielen rechtlichen Komponenten, beherrscht. Einen Lohnbuchhalter aber fest anzustellen, ist dann wiederum auch eine Kostenfrage. Wenn man sieht, wie günstig externe Lösungen sind, werden viele Unternehmen die Beratung bei Experten außerhalb des eigenen Unternehmens suchen.
Wo liegen aber die Vorteile, wenn man die Lohnbuchhaltung im Unternehmen belässt?

  • Für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern kann es eine Kostenersparnis im Vergleich zu externen Lösungen geben.
  • Alle Daten und das „Wissen“ über die Lohnabrechnung bleiben im Unternehmen.
  • Reibungsverluste in der Zusammenarbeit mit einer externen Lohnbuchhaltung gibt es nicht. Wobei wir später sehen werden, dass das dank moderner Technik auch völlig problemlos laufen kann.

Es gibt aber deutlich mehr Nachteile der internen Lösung, was Vorteilen für eine externe Variante entspricht.

  • Es entstehen keine internen Kosten. Das betrifft nicht nur die Ausgaben für einen Lohnbuchhalter, sondern auch für Software, Wartung und Weiterbildung.
  • Für eine externe Lohnbuchhaltung gibt es feste Preise, in denen natürlich auch enthalten ist, dass Gesetzesänderungen oder angepasste Lohnsteuertabellen eingearbeitet werden.
  • Verlässt die Lohnbuchhalterin oder der Lohnbuchhalter kurzfristig das Unternehmen, wird krank – und das für einen längeren Zeitraum –geht in Mutterschutz oder Elternzeit, entsteht in der Regel eine Lücke, die sich nicht umgehend schließen lässt. Jeden Monat erwarten die Mitarbeiter ihren Lohn und erwarten vor allem auch Finanzamt und Krankenkassen, dass pünktlich die Zahlungen des Unternehmens eingehen. Bis über Stellenangebote eine Nachfolgerin oder ein Nachfolger gefunden ist, kann einfach zu viel Zeit ins Land gehen. In der Regel ist der externe Lohnbuchhalter kein Einzelunternehmer, sondern gehört zu einem Unternehmen mit mehreren Experten, so dass personelle Lücken in dieser Variante schnell geschlossen werden können.
  • Die Verantwortung für eine korrekte und pünktliche Lohnbuchhaltung und das Einhalten der gesetzlichen Regeln liegt in den Händen der externen Lohnbuchhaltung, also bei Experten.

Und nur noch mal zur Erinnerung: Diese Auflistung der Vor- und Nachteile setzt voraus, dass das Unternehmen intern tatsächlich einen „echten“ Lohnbuchhalter hat – und nicht auf eine Notlösung á la „xy, du kennst dich doch mit Steuern aus, du kümmerst dich jetzt um die Lohnabrechnungen und alles, was dazu gehört“. 

Nicht weniger als die einfachste Steuerberatung Deutschlands will felix1.de sein. Hier finden Sie aber nicht nur den passenden Steuerberater für Ihre Steuererklärungen – inklusive maßgeschneiderter Pakete mit transparenten Kosten. Auch Ihre komplette Lohnbuchhaltung können Sie von felix1.de erledigen lassen. Dazu wählt felix1.de einen Lohnbuchhalter oder einen spezialisierten Steuerberater für Sie aus, der für nur 14,40 Euro pro Mitarbeiter und Monat alles rund um die Lohnbuchhaltung für Sie erledigt. Dazu gehören die Anlage und Pflege der Stammdaten, die laufenden Abrechnungen, alle erforderlichen Meldungen und Bescheinigungen sowie die sichere Archivierung der Daten.

Das klingt gut, sagen Sie jetzt vielleicht. Doch wie läuft die Zusammenarbeit genau? Nun, wie bei der Steuererklärung setzt felix1.de voll und ganz auf die Cloud. Sie laden Ihre Belege hoch, von jedem Ort der Welt, um den Rest kümmert sich Ihr persönlicher Lohnbuchhalter. Zum Einsatz kommt dabei die eLohnakte, ein digitales Ablagesystem, in dem Lohnabrechnungen sowie alle Belege wie Krankenscheine, Urlaubsanträge und Arbeitsnachweise jederzeit online zur Verfügung stehen. Archivieren lassen sich dort auch Dokumente, zum Beispiel Arbeitsverträge, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse und Zeugnisse. Mit der eLohnakte sind die Zeiten der dicken Aktenordner und des umständlichen Austauschs von Papieren zwischen Unternehmen und dem externen Lohnbuchhalter vorbei. Und Zugriff auf alle Unterlagen haben Sie darüber hinaus von jedem Ort der Welt mit Internetanschluss außerdem.

 

Was unsere Mandanten sagen

felix1.de Mandant Bjoern Sjut

felix1.de ist Steuerberatung in der Cloud. Genau das Richtige für online-affine Unternehmer.“

Björn Sjut , Navinos GmbH

 
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„Mit felix1.de habe ich endlich keine Zettelwirtschaft mehr . Das erleichtert mir die Unternehmens­führung wesentlich.“

Tobias Schneider , ATHLIN

 
 

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