Was ist ETL PISA Finanzen?

Mit der Anwendung „ETL PISA Finanzen“ können Mandanten ihre vor- und nachbereitenden Tätigkeiten zur Finanzbuchhaltung in einer Anwendung komplett digitalisieren:

  • Angebote und Rechnungen nach eigenem Layout erstellen
  • Ein- und Ausgangsrechnugen hochladen und archivieren (einschließlich OCR-Erkennung)
  • Kassenbuch rechtssicher und GoBD-konform führen
  • Bank- und PayPal-Konten verknüpfen
  • Lieferanten und Kunden erfassen
  • Offene Posten-Listen einsehen und Debitorenmanagement betreiben

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Anmelden
  2. Übersichtsseite
  3. Eingangsrechnung erfassen
  4. Ausgangsrechnung schreiben und versenden
  5. Bankübersicht
  6. Bankkonto neu einrichten
  7. Online-Banking aktivieren
  8. Buchungen einsehen und Belege zuordnen
  9. Elektronische Kasse einrichten
  10. Kassenbeleg erfassen
  11. Ausgangsrechnungen erfassen
  12. Bereits erstellte Rechnung importieren
  13. Kunden und Lieferanten pflegen
  14. Einstellungen
  15. Firmendaten
  16. Eigene Produkte und Dienstleistungen hinterlegen
  17. Rechnungsinformationen
  18. Rechnungslayout
  19. Mobiler Upload von Belegen mit der ETL PISA Beleg-App

 

 

Anmelden

Die Anwendung ETL PISA Finanzen erreichen Sie über Ihr Archiv ETL PISA. Melden Sie sich hierzu auf felix1.de an, wählen Sie Ihr Unternehmen aus und nutzen Sie den Link „Zu ETL PISA“ (Mehr dazu unter „Sicherer Datenaustausch mit ETL PISA“). Im Archiv ETL PISA wiederum finden Sie unter der Registermappe Ihres Unternehmens den Button PISA Finanzen, mit dem Sie die Anwendung erreichen.

 

Abbildung: Zugangs-Button innerhalb des Archivs ETL PISA, um ETL PISA Finanzen zu erreichen.

 

Sollte der Button ausgegraut sein, so geben Sie kurz Ihrer Steuerberatungskanzlei Bescheid. In diesem Fall ist die einmalige Freischaltung noch nicht erfolgt.

 

Übersichtsseite

Wenn Sie sich bei ETL PISA Finanzen anmelden, gelangen Sie als erstes auf eine Übersichtsseite, die wichtige Daten zu den Teilbereichen Kasse, Bank, Rechnungsausgang und Rechnungseingang darstellt. Somit sieht man auf den ersten Blick die finanzielle Situation des eigenen Unternehmens.

 

Abbildung: Übersichtsseite ETL PISA Finanzen

 

Eingangsrechnung erfassen

Um die Rechnungen Ihrer Lieferanten zu erfassen, klicken Sie im linken Menü in den Bereich Rechnungseingang. Hier befindet sich neben der Übersicht zu allen erfassten Rechnungen auch der Button „Neue Eingangsrechnung“. Mit einem Klick öffnet sich nun die Seite „Eingangsrechnung erfassen“. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, alle Ihre Belege im PDF-Format hochzuladen.

Sind alle Belege hochgeladen, erledigt Ihre felix1.de-Niederlassung nun die weitere Erfassung.

Sie können aber ebenfalls den einzelnen Beleg auswählen, um anschließend die Belegdaten zu erfassen. Der Vorteil: Ihre Auswertungen sind dann tagesaktuell. Mit der Funktion „OCR-Erkennung“ sind einige Informationen schon vorausgefüllt. Überprüfen Sie diese automatische Text-Erkennung dennoch sorgfältig.

 

Abbildung: Beispiel einer Belegerfassung

 

Wichtig ist an dieser Stelle, dass ein Lieferant bereits als Kontakt hinterlegt sein muss, um aus der Vorschlagsliste ausgewählt werden zu können. Ist ein Lieferant noch nicht als Kontakt eingetragen, so kann dieser über den Button "Neuen Lieferanten hinzufügen" ergänzt werden. Im ersten Schritt geben Sie die allgemeinen Firmendaten an (Pflichtangaben), im zweiten Schritt Kommunikationsdaten und im dritten Schritt die Bankverbindung. Im vierten und letzten Schritt können Sie Notizen hinterlegen wie beispielsweise die Anmeldeadresse zu einem Kundenportal.

 

Abbildung: Eingabemaske für einen neuen Lieferanten

 

Ausgangsrechnung schreiben und versenden

Um mittels ETL PISA Finanzen Rechnungen zu schreiben und zu versenden, drücken Sie in der Rechnungsübersicht auf „Neue Ausgangsrechnung“. Die anschließende Eingabemaske erlaubt Ihnen, alle relevanten Daten einzugeben. Der Rechnungsempfänger (Kunde) wird, sofern er als Kontakt bereits erfasst wurde, mittels Schnellsuchfunktion ausgewählt.

 

Abbildung: Erstellung einer Ausgangsrechnung mit ETL PISA Finanzen

 

Die Rechnungspositionen können entweder frei eingetragen oder aus dem bestehenden Produkt- bzw. Dienstleistungskatalog ausgewählt werden. Nachdem Sie Ihre Rechnung vollständig erfasst haben, gelangen Sie mit dem Button „Rechnung fertigstellen“ zurück in die Rechnungsübersicht. Ihre neue Rechnung erscheint nun in der Auflistung. Um die Rechnung zu versenden, wählen Sie sie aus, klicken im oberen rechten Bereich auf das Symbol mit den drei Punkten und anschließend auf „Rechnung senden“.

 

Abbildung: Button um erstellte Rechnungen zu versenden

 

Sie haben nun noch einmal die Möglichkeit, die zu versendende Rechnung abschließend zu prüfen und gegebenenfalls den Empfänger und den E-Mail-Text anzupassen. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie auf den Button „Senden“ drücken, um die E-Mail mit der Rechnung abzuschicken.

 

Abbildung: Abschließende Überprüfung der Ausgangsrechnung vor dem Versand

 

Bankübersicht

Mit der Einrichtung Ihres Bankkontos bei ETL PISA Finanzen haben Sie alle Transaktionen im Blick und können komfortabel jedem Vorgang die passende Ausgangs- oder Eingangsrechnung zuordnen - getreu dem Motto „Keine Buchung ohne Beleg“. Die Bankübersicht zeigt Ihnen als erstes alle eingerichteten Bankverbindungen. Mit Klick auf die jeweilige Verbindung können Sie alle Buchungen im ausgewählten Bankkonto einsehen. Ihr Mehrwert: Durch die Zuordnung sehen Sie auf Ihrem Dashboard auf einem Blick, welche Rechnungen schon bezahlt wurden und welche noch offen sind.

 

Abbildung: Übersicht aller Bankkonten

 

Bankkonto neu einrichten

Wenn noch kein Bankkonto eingerichtet ist, kann dies mit Klick auf „Neue Bank“ nachgeholt werden. Zum einen muss hier die Bankverbindung eingetragen und zum anderen die Online-Banking-Funktion aktiviert werden.

 

Abbildung: Setup bei Neueinrichtung eines Bankkontos

 

Online-Banking aktivieren

Um die Online-Banking-Funktion (HBCI+) zu aktivieren, ist es notwendig, die von Ihrer Bank erhaltenen Anmeldedaten inklusive Ihrer PIN einzutragen. Gegebenenfalls muss die Nutzung der Schnittstelle bei Ihrer Hausbank ebenfalls einmalig aktiviert werden. Wir weisen darauf hin, dass Ihr Steuerberater dadurch keine Möglichkeit, hat für Sie Überweisungen auszuführen.

Achtung: Wenige Banken, wie beispielsweise die Commerzbank und die DAB, nutzen zurzeit nicht das „HBCI+“-Banking. Hier haben Sie die Möglichkeit, uns mit einem zentralen Rechenzentrumsabruf zu beauftragen (das Formular erhalten Sie auf Anfrage von unserem Kundenservice). Unser Rechenzentrum ruft dann mit alternativ genutzten Protokollen die Informationen für Sie verschlüsselt ab. Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit, den Kundenbetreuer bei Ihrer Bank zu bitten, Ihnen die elektronischen Kontoauszüge regelmäßig im MT940-Format zur Verfügung zu stellen. Diese können Sie dann manuell hochladen.

 

Abbildung: Einmalige Einrichtung der Online-Banking-Funktion (Ansicht kann je nach Bankinstitut variieren)

 

Buchungen einsehen und Belege zuordnen

Eine der wichtigsten Tätigkeiten ist die Zuordnung von Belegen für alle Transaktionen. Mit einem Klick auf das jeweilige Bankkonto in der Bankübersicht gelangen Sie in die Transaktionsübersicht. Sobald eine Transaktion ausgewählt wurde, überprüft ETL PISA Finanzen die zuvor
hochgeladenen Belege hinsichtlich Übereinstimmungen des Geldbetrages, der Rechnungsnummer und der IBAN. Sobald Übereinstimmungen festgestellt werden, schlägt PISA Finanzen Ihnen eine Belegzuordnung vor.

 

Abbildung: Übersicht aller Transaktionen inkl. Auto-Vorschlag für die Belegzuordnung

 

Notfalls können Sie an dieser Stelle auch einen Bankumsatz ohne Beleg über die entsprechende Schaltfläche zuordnen.

 

Abbildung: Zuordnung von Umsätzen ohne Beleg

 

Elektronische Kasse einrichten

Sollten Sie eine oder mehrere Kassen führen, so können Sie auch dies in ETL PISA Finanzen organisieren. Legen Sie dazu eine neue Kasse an, vergeben Sie eine Bezeichnung und bestimmen Sie den Tag der erstmaligen Erfassung. Der Anfangsbestand ist standardmäßig bei 0,00 EUR festgesetzt. Ein individueller Anfangsbestand kann vom Steuerberater erfasst werden.

 

Abbildung: Neben Bankkonten können auch Handkassen über ETL PISA Finanzen eingerichtet werden

 

Kassenbeleg erfassen

Die Erfassung einer Kasseneinnahme oder -ausgabe ähnelt den Prozessschritten der Eingangsrechnung, ist jedoch etwas vereinfacht. Laden Sie alle Belege hoch, geben Sie den Betrag inklusive Steuersatz an, legen Sie das Datum fest und bestimmen Sie den Beleg als Einnahme oder Ausgabe.

 

Abbildung: Noch unausgefüllte Erfassungsmaske von Kassenbelegen

 

Ausgangsrechnungen erfassen

Neben den eingehenden Rechnungen Ihrer Lieferanten sollten Sie auch Ihre eigenen Forderungen erfassen. Somit haben Sie immer Ihre offenen Posten im Blick und wissen, welche Kunden Ihre Rechnungen noch nicht gezahlt haben. ETL PISA Finanzen bietet Ihnen hierfür zwei Möglichkeiten: Zum einen können Sie die bereits mit einer anderen Software erstellten Rechnungen importieren oder – unsere Empfehlung – Sie erstellen und versenden Ihre Rechnung gleich direkt mit ETL PISA Finanzen.

 

Abbildung: Übersicht zu allen erfassten Forderungen (Ausgangsrechnungen)

 

Bereits erstellte Rechnung importieren

Um bereits erstellte Rechnungen zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im linken Hauptmenü in den Bereich „Rechnungsausgang“, um in die Rechnungsübersicht zu gelangen.
  2. Klicken Sie im oberen rechten Bereich auf das Symbol mit den drei Punkten.
  3. Mit dem Button „Rechnung importieren“ haben Sie nun die Möglichkeit, den Beleg hochzuladen.

 

Kunden und Lieferanten pflegen

Für die effiziente Erfassung Ihrer Ein- und Ausgangsrechnungen ist es wichtig, dass Sie die Kontaktdaten Ihrer Lieferanten und Kunden pflegen. ETL PISA Finanzen bietet hierfür den Bereich „Kontakte“. In beiden Bereichen können Sie anschließend mit einem Mausklick auf den Button "Neuer Kunde" bzw. "Neuer Lieferant" einen entsprechenden Kontakt anlegen.

 

Abbildung: Erfassungsmaske, um einen neuen Kunden anzulegen

 

Einstellungen

In den Bereich „Einstellungen“ gelangen Sie, indem Sie oben auf Ihr Profil klicken und anschließend auf den Button „Einstellungen“. Hier können Sie Ihre Firmendaten einsehen, aber auch Ihre Produkte, Dienstleistungen, Ihre Rechnungsdaten und Ihr Rechnungslayout bearbeiten.

 

Abbildung: Die „Einstellungen“ erreicht man über den Profilbutton

 

Firmendaten

In der Arbeitsmappe „Firmendaten“ können Sie die allgemeinen Informationen über Ihr Unternehmen einsehen, die bei uns gespeichert sind. Änderungen sind hier nicht möglich, sondern müssen über Ihre persönliche felix1.de-Steuerberatungskanzlei erfolgen.

 

Abbildung: Erste Mappe „Firmendaten“ in den Einstellungen

 

Eigene Produkte und Dienstleistungen hinterlegen

Wenn Sie mit ETL PISA Finanzen Ihre Rechnungen schreiben und Ihr Produkt- bzw. Dienstleistungsportfolio weitestgehend standardisiert ist, bietet es sich an, in den Einstellungen alle abrechenbaren Leistungsgegenstände zu hinterlegen. Dies spart Ihnen Zeit und senkt das Fehlerrisiko.

 

Abbildung: Der Produkt- bzw. Dienstleistungskatalog der eigenen Firma kann hier gepflegt werden

 

Rechnungsinformationen

Ihre Angaben als Absender einer Rechnung bearbeiten Sie in der Mappe „Rechnungsinformationen“. Hier hinterlegen Sie die Adresse Ihrer Firma, Kontaktinformationen und die Steuernummer.

 

Abbildung: Rechnungsinformationen der eigenen Firma werden in der dritten Mappe bearbeitet

 

Rechnungslayout

Auch das Layout Ihrer Rechnung können Sie in ETL PISA Finanzen individualisieren. Wählen Sie in der Mappe „Rechnungslayout“ einfach eine der vielen Vorlagen aus und ergänzen Sie Texte und Ihr Logo.

 

Abbildung: Anpassung des Rechnungslayouts

 

Mobiler Upload von Belegen mit der ETL PISA Beleg-App

Mit der ETL PISA Beleg-App können Sie schnell und einfach über das Smartphone Ihre Belege abfotografieren und in ETL PISA Finanzen hochladen. Installieren Sie dazu die App für Android oder iOS und melden Sie sich anschließend mit Ihren ETL PISA-Zugangsdaten an. Diese unterscheiden sich von den felix1.de-Zugangsdaten und erhalten Sie von Ihrer felix1.de-Kanzlei.

Abbildung: Mit der ETL PISA Beleg-App Belege fotografieren und hochladen

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