Finanzbuchhaltung - gut zu wissen

Finanzbuchhaltung – die besten Lösungen für jedes Unternehmen

Es gibt wohl nur wenige Unternehmer, die in Jubelsprünge ausbrechen, wenn das Stichwort Finanzbuchhaltung (FiBu) fällt. Die Regel ist doch eher, dass die FiBu als lästiges Anhängsel gesehen wird, welches man eben irgendwie und irgendwann machen muss. Wer die Buchführung aber so stiefmütterlich behandelt, wird früher oder später Probleme bekommen. Die erste und wichtigste Frage muss also sein: Will und kann ich die Buchhaltung alleine machen? Oder sollte ich das lieber in professionelle Hände geben? Geht im Zweifel auch eine Arbeitsteilung? Um diese Entscheidung treffen zu können, braucht es natürlich gewisse kaufmännische Kenntnisse. Was steckt hinter dem Begriff der Finanzbuchhaltung? Welche Vor- und Nachteile habe ich, wenn ich mit oder ohne externen Buchhalter arbeiten will? Welche Kosten kommen auf mich zu, wenn ich die FiBu an Experten wie die von felix1.de abgebe?

 

Alle Antworten erfahren Sie im Folgenden

 


Ganz allgemein gesprochen ist die Finanzbuchhaltung ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Alle Geschäftsvorfälle aus Geschäftsbeziehungen, die sich in Zahlenwerten beschreiben lassen, werden in der FiBu sachlich und zeitlich geordnet erfasst, auf Konten gebucht und dokumentiert. Jeweils am Ende einer Rechnungsperiode werden die Konten abgeschlossen – und schließlich eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung produziert. Man unterscheidet dabei die verschiedenen Abschlüsse Monats-, Quartals- und Jahresabschluss, wobei die Jahresabschlüsse die größte Bedeutung haben. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in diesem Aritkel.
In größeren Unternehmen gibt es noch spezielle Buchhalter für die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung, die sich im Rechnungswesen also speziell – ganz grob gesagt – um die Einnahmen- beziehungsweise Ausgabeseite kümmern.

 


Die Finanzbuchhaltung gibt Aufschluss über den Stand des Vermögens und der Schulden, über Erträge und Aufwendungen. Die Informationen aus der FiBu können für interne und externe Stellen wichtig beziehungsweise notwendig sein, dazu gehören auch die Gläubiger. Steuerbehörden dürfen die Unterlagen der Finanzbuchhaltung auch Jahre später anfordern, zudem sind Steuerprüfungen möglich. Aber auch Banken haben womöglich Interesse an den Zahlen, spätestens dann, wenn sie dem Unternehmen einen Kredit gewähren sollen.
Intern sind die Bilanzen und detaillierten Werte natürlich auch wichtig und gehören zu den Grundlagen für das Controlling. Denn wie heißt es so schön: Zahlen lügen nicht, das gilt insbesondere für Gründer, wenn es um die Zahlen ihres Unternehmens geht. Denn was nützt die beste Liquiditätsplanung, wenn die FiBu zeigt, wo mögliche Fehler oder zu optimistische Annahmen über die Einnahmen einzelner Unternehmensbereiche vorhanden sind?

Abzugrenzen von der Finanzbuchhaltung sind die Betriebsbuchhaltung und die Kostenrechnung für die innerbetriebliche Abrechnung. Diese auch Kosten- und Leistungsrechnung genannte Form im Rechnungswesen soll die Wirtschaftlichkeit im Betrieb verbessern. Dafür werden zwar die Zahlen der FiBu herangezogen, aber weitere Überlegungen und Rechnungen angestellt, um das Betriebsergebnis verbessern zu können. So wird in der Kostenartenrechnung im Detail geschaut, welche Kosten in welcher Höhe entstanden sind.
Betriebliches Rechnungswesen umfasst übrigens neben der Finanzbuchhaltung und der Betriebsbuchhaltung auch noch die Betriebsstatistik und die Planungsrechnung.


Prinzipiell müssen sich Unternehmer für ihre Finanzbuchhaltung entscheiden: doppelte Buchführung oder Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Wobei viele gar keine Wahl haben und stattdessen verpflichtet sind mit der doppelten Buchführung zu arbeiten. Das hängt von der gewählten Unternehmensform ab: GmbH, UG, OHG, KG und ein kaufmännischer Einzelunternehmer haben doppelte Buchführungspflicht, weil sie dem Handelsgesetzbuch unterliegen und im Handelsregister eingetragen sein müssen. GbR und Kleingewerbetreibende können auch mit der EÜR arbeiten, solange der Jahresumsatz nicht 600.000 Euro oder der Jahresgewinn nicht 60.000 Euro überschreitet. Freiberufler dürfen generell auf die EÜR setzen.

  • Doppelte Buchführung: Einerseits werden die Aktiva und Passiva in der Bilanz erfasst (Vermögenswerte und Schulden, dazu gehören auch die Verbindlichkeiten), andererseits werden Erträge und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt. Alle Buchungen erfolgen mithin doppelt und die Bestandskonten verändern sich entsprechend. Das ist nur das Grundprinzip. Im Detail gilt es aber noch viele weitere Begriffe und deren Bedeutung kennenzulernen. Ein Beispiel gefällig? Die Anlagenbuchhaltung beschäftigt sich mit dem Anlagevermögen, genauer erfasst und verwaltet sie die langlebigen Gegenstände des Anlagevermögens. Dazu gehören auch die Ermittlung und die Buchung der Abschreibung beziehungsweise der Abschreibungen.
  • EÜR: Diese Form der Finanzbuchhaltung ist nicht nur wesentlich einfacher zu verstehen, sie kostet deutlich weniger Zeit und ist mithin auch kostengünstiger. Der Gewinn wird einfach aus der Differenz von Einnahmen und Ausgaben ermittelt. Es gilt mithin das Zufluss- und Abflussprinzip. Dafür braucht es nun wirklich nicht gleich einen geprüften Bilanzbuchhalter, aber so trivial, wie die EÜR auf den ersten Blick aussieht, ist sie dennoch nicht. 


Der hier gezeigte kleine Einblick in die Finanzbuchhaltung zeigt: Wer sich an das Selbermachen wagen will, sollte generell erweiterte Grundkenntnisse in Buchführung und Steuern haben oder sie sich aneignen. Wer hingegen von Vornherein sagt, „mit Zahlen habe ich es nicht so“ und „so diszipliniert bin ich nun auch wieder nicht, um mich regelmäßig mit diesem spröden Thema zu beschäftigen“, sollte diese Aufgabe definitiv delegieren.
Nur wer von sich selbst sagt „das trau ich mir zu“, sollte einen Blick auf die Vor- und Nachteile der beiden Varianten werfen.

Finanzbuchhaltung selber machen – die Vorteile:

  • Ganz klar: Sie sparen sich das Geld für einen Experten, in der Regel einen Steuerberater.
  • Sie kennen Ihre eigenen Zahlen, alle Eingänge und Ausgänge. Weil wirklich alles über Ihren Tisch geht, müssen sie niemandem etwas erklären.

Finanzbuchhaltung selber machen – die Nachteile:

  • Sie haben Ausgaben für Buchhaltungssoftware.
  • Sie müssen Ihr Buchhaltungs- und Steuerwissen immer aktuell halten.
  • Geht nicht, gibt’s nicht: Meist wird die Buchhaltung fällig, wenn Sie eigentlich gerade keine Zeit dafür haben.
  • Sie verschwenden Ihre kostbare Zeit, in der Sie auch kreativ im Sinne des Unternehmens sein könnten.

Finanzbuchhaltung beim Steuerberater – die Vorteile:

  • Der Steuerberater ist Profi, Sie sind es in der Regel nicht. Wenn Sie einen Fehler bei einer Buchung machen, haften Sie. Macht der Steuerberater einen Fehler, haftet er. (Der Steuerberater hat für solche Fälle allerdings eine spezielle Haftpflichtversicherung.)
  • Ein Steuerberater macht nicht nur die Buchführung und achtet auf die Termine, er schaut auch über den Tellerrand hinaus und kann Ihnen helfen, Steuern zu sparen.
  • Sie haben eine immense Zeitersparnis. Wie oben schon erwähnt, können Sie sich um die Sachen kümmern, die Sie richtig gut können und gern machen. Auch eine stetige Weiterbildung ist nicht nötig.

Finanzbuchhaltung beim Steuerberater – die Nachteile:

  • Ganz klar, das kostet Geld.
  • Selbst wenn Sie die FiBu an den Steuerberater abgeben, müssen Sie gegebenenfalls Belege erfassen und ihm zukommen lassen. Allerdings gibt es hierfür auch bequeme und einfache Lösungen – wie ETL PISA und PISA Finanzen
  • Sie hinken mit Ihren aktuellen Geschäftszahlen unter Umständen etwas hinterher.

Fazit: Außer der Kostenersparnis spricht nicht so schrecklich viel dafür, die Finanzbuchhaltung selber zu machen. Dann stellt sich die Frage, von welchen Summen reden wir eigentlich? Lesen Sie gleich, wie das bei felix1.de aussieht.


Mit felix1.de finden Sie nicht nur den Steuerberater, der zu Ihnen passt. Sie haben zudem immer die Auswahl zwischen drei verschiedenen Unternehmerpaketen, die Sie ganz nach Ihren Wünschen individuell gestalten können. Sie müssen lediglich angeben, welche Rechtsform Ihr Unternehmen hat. Zur Auswahl stehen dabei Freiberufler, gewerbliche Einzelunternehmen, GbR, OHG, KG, GmbH und UG. Und wenn Sie in dieser Liste nicht fündig werden, weil Sie zum Beispiel als Gründer noch nicht wissen, welche Rechtsform die richtige ist, finden Sie Informationen unter „Andere Rechtsform“.
In allen Rechtsformen haben Sie dann die Wahl zwischen einem Basis-Paket, einem Plus-Paket und einem Premium-Paket. In allen drei Paketen sind die Leistungen zu den betrieblichen Steuern enthalten. Die Unterschiede liegen in der Finanzbuchhaltung:

  • Basis-Paket: Der Unternehmer erstellt selbst die Finanzbuchhaltung.
  • Plus-Paket: Auch hier muss der Unternehmer die Finanzbuchhaltung machen, felix1.de prüft die Angaben aber monatlich auf Plausibilität.
  • Premium-Paket: felix1.de übernimmt die Finanzbuchhaltung und erledigt auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Beispiel gewerbliches Einzelunternehmen: Hier kostet das Basis-Paket ab 48 Euro pro Monat, das Plus-Paket ab 54 Euro pro Monat und das Premium-Paket ab 90 Euro pro Monat. Die Vorteile und Nachteile hatten wir bereits oben beschrieben. Wer also die FiBu komplett selbst macht, spart mit dem Basis-Paket am meisten, muss aber auch entsprechend Zeit und Wissen als Investition tätigen. Das Plus-Paket ist für Unternehmer, welche die FiBu zwar selbst machen, aber auf eine Plausibilitätskontrolle nicht verzichten können oder wollen. Das beliebteste Paket ist aber das Premium-Paket, mit dem Sie als Unternehmer quasi ihr Finanzwesen an felix1.de abgeben.
Übrigens, falls Sie Mitarbeiter beschäftigen, denen Sie natürlich Lohn zahlen müssen, und dann mit Schrecken an die Lohnabrechnung (Gehaltsabrechnung) denken: auch bei diesem Problem kann Ihnen felix1.de unter die Arme greifen und Ihre Lohnbuchhaltung übernehmen.


Wer sich für ein Premium-Paket entscheidet, erfährt gleich von seinem persönlichen Berater, wie das Online-Portal ETL PISA Finanzen funktioniert, über das die Zusammenarbeit abgewickelt wird. Ihre Ausgangsrechnungen erstellen Sie zum Beispiel direkt in ETL PISA Finanzen, von jedem Ort der Welt aus online. Andere Belege wie Eingangsrechnungen laden Sie hoch, zum Beispiel indem Sie in der ETL PISA App ein Foto davon machen. Die Zeiten der dicken Aktenordner, die Sie zum Steuerberater schleppen mussten, sind mit felix1.de Geschichte. Alle notwendigen Dokumente liegen verschlüsselt in einem deutschen Rechenzentrum. 


Wenn Sie trotz aller Vorzüge, die sich Ihnen bei Abgabe der FiBu bieten, die Finanzbuchhaltung selber machen wollen, stellt sich die Frage, womit. Prinzipiell ist das auch in einer Tabellenkalkulation wie Excel möglich, Sie sollten aber tunlichst die Finger davon lassen! Ratsam ist stattdessen der Einsatz einer speziellen Software oder eines Online-Tools für die Finanzbuchhaltung. Für welches Sie sich entscheiden, hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel, wie viele Rechnungen Sie haben und wie die Rechnungslegung erfolgt. Für eine Online-Lösung spricht, dass Sie von jedem Ort der Welt erreichbar ist, keine Installation und Updates nötig sind und zudem nur eine monatliche Gebühr verlangt wird. Die FiBu-Programme gibt es zum Teil sogar für Unternehmen einer bestimmten Branche.
Ganz wichtig bei der Auswahl: Besprechen Sie die Auswahl mit Ihrem Steuerberater, es ist nicht hilfreich, wenn dieser mit dem von Ihnen gewählten Programm nichts anfangen kann, weil etwa die Daten nicht ordnungsgemäß übergeben werden können.

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