Lohnbuchhaltung
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Natürlich gibt es auch viele Unternehmen, die völlig ohne Mitarbeiter und deshalb auch ohne Lohnbuchhaltung auskommen. Doch das ändert sich grundlegend, wenn auch nur ein Arbeitnehmer eingestellt wird. Denn spätestens dann tauchen jede Menge Fragen auf. Wer muss alles wissen, dass das Unternehmen jetzt als Arbeitgeber auftritt und einen beziehungsweise mehrere Mitarbeiter beschäftigt? Wie läuft das mit dem Lohn, der Lohnabrechnung und der Lohnsteuer? Was muss ein Lohnbuchhalter können? Braucht man jemanden im Haus für die Lohnbuchhaltung oder sollte man die Aufgaben an Experten wie die von Felix1 abgeben? Wo liegen die Vor- und Nachteile dieser beiden Möglichkeiten? Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen Lohnbuchhalter ab und wie viel kostet die externe Lohnbuchhaltung?

Viele Fragen, alle Antworten und noch mehr zum Thema Lohnbuchhaltung:

Die Lohnbuchhaltung ist ein Teil der Buchhaltung eines Unternehmens. Weitere Abteilungen können die Finanzbuchhaltung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie die Anlagenbuchhaltung sein. Kern der Lohnbuchhaltung ist die betriebliche Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wie es der Name schon sagt. Zu dieser manchmal auch Gehaltsbuchhaltung genannten Abteilung gehören deutlich mehr Aufgaben als man im ersten Moment denken würde. Ganz klar geht es darum, dass Mitarbeiter das richtige Gehalt zum richtigen Zeitpunkt bekommen. Ein Gehaltsbuchhalter muss zum Beispiel wissen, welche Abzüge eine Rolle spielen und welche Zahlungen beispielsweise an das Finanzamt erfolgen müssen. Er muss sich zudem regelmäßig um die Personalstammdaten kümmern, die Jahreslohnkonten führen und die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen beachten. Wer überlegt, die Lohnbuchhaltung selbst zu übernehmen, sollte auf dem Schirm haben, dass es dafür neben dem Wissen im Lohnsteuerrecht auch mehr als solide Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht braucht. Sich als Unternehmer bei Problemen auf „Das habe ich so nicht gewusst“ zu beziehen, wird nicht annähernd ausreichen. Insofern sollte schon früh nicht nur auf den Businessplan und das Controlling, sondern auch auf die Lohnbuchhaltung, geachtet werden.

Bevor überhaupt Gehälter an Mitarbeiter, Steuern an das Finanzamt und Beiträge zu den Sozialversicherungsträgern fließen können, sind einige formale Dinge zu beachten. Das ist nicht bei jedem Mitarbeiter identisch und kann sich zum Beispiel zwischen Angestellten (unbefristet), kurzfristig Beschäftigten und Minijobbern unterscheiden. Dabei spielt es prinzipiell keine Rolle, welche Unternehmensform (etwa GmbH oder GbR) gewählt wurde – entscheidend ist, ob es angestellte Mitarbeiter gibt.

  • Betriebsnummer bei der Arbeitsagentur beantragen: Das gilt natürlich nur bei der Einstellung des allerersten sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers. Für das später hinzukommende Personal haben Sie die Betriebsnummer ja schon.
  • Steuerliche Daten: Die Lohnbuchhaltung braucht die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) des neuen Mitarbeiters, sein Geburtsdatum und die Angabe, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Mit diesen Daten und dem Beginn der Beschäftigung lassen sich die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) von Arbeitnehmern von der Finanzverwaltung online abrufen. ELStAM hat mittlerweile die gute alte Lohnsteuerkarte ersetzt, auf der früher Informationen wie Steuerklasse, Freibeträge und Kinderzahl standen – und die der Mitarbeiter beim Personalsachbearbeiter abgeben musste.
  • Krankenkasse und Sozialversicherung: Aufgabe des Arbeitgebers ist es auch, sich innerhalb von zwei Wochen bei der jeweiligen Krankenkasse ihres Angestellten zu melden. Dazu braucht der Lohnbuchhalter unter anderem die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
  • Gesetzliche Unfallversicherung: Anmeldung bei der entsprechenden Berufsgenossenschaft. Wenn Sie nicht wissen, welche das ist, können Sie das bei der IHK oder der Handwerkskammer erfragen.
  • Urlaubsnachweis: Oft werden Mitarbeiter mitten im Jahr eingestellt. Doch wie viel Urlaub hat der neue Kollege schon beim alten Arbeitgeber genommen? Anteilig? Oder den ganzen Jahresurlaub? Nur mit dem entsprechenden Nachweis kann der korrekte Urlaubsanspruch ermittelt werden.

Scheidet ein Mitarbeiter aus, gehört es auch zu den Pflichten des Arbeitgebers, die Abmeldungen bei den entsprechenden Stellen zu veranlassen.

Jeden Monat muss der Lohn aufs Neue berechnet werden. Oft regeln sich die Finanzen für die Gehaltsabrechnung durch Tarifverträge oder Gesetze. Zu berücksichtigen ist natürlich die geleistete Arbeit (Arbeitsstunden). Hinzu können zum Beispiel Einmalzahlungen (etwa Weihnachtsgeld), Prämien und Zuschläge kommen. Wichtig ist zu beachten, steuerpflichtige und steuerfreie Zahlungen säuberlich zu trennen.

Es folgen die Berechnung der Lohn- oder Personalnebenkosten und daraus die Erstellung der Entgeltabrechnung (der „Lohnzettel“ für den Mitarbeiter) und schließlich die Auszahlung des Lohns. Doch auch an anderer Stelle muss die Lohnbuchhaltung „zahlen“ – und zwar immer den Arbeitgeber- und den Arbeitnehmeranteil: Krankenkassenbeiträge, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung in einer Summe an die Krankenkasse. Um die Verteilung an die richtigen Stellen kümmert sich die Krankenkasse. Hinzu kommen Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag (bei Konfessionszugehörigkeit auch die Kirchensteuer) in einer Summe per ELSTER an das Finanzamt. Gegebenenfalls werden Beiträge für zusätzliche Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen an die Banken beziehungsweise Versicherungen fällig.

Die Sozialversicherungsträger und das Finanzamt verstehen keinen Spaß, wenn man das vergisst oder das Geld nicht rechtzeitig an die entsprechenden Stellen überweist. Zu beachten sind schließlich auch unter anderem die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Zahlungen im Rahmen des Mutterschutzgesetzes oder freiwillige Leistungen, die das Unternehmen seinen Angestellten zukommen lassen kann. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, solche Leistungen steuerfrei zu gestalten. Details dazu und zu den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Beschäftigungsmöglichkeiten von Mitarbeitern finden Sie in unserem Blogbeitrag „Der erste Mitarbeiter: Was Sie bei Lohnsteuer und Sozialversicherung beachten müssen“.

Der Jahresabschluss muss nicht monatlich, aber trotzdem regelmäßig, gemacht werden. Denn am Ende eines Kalenderjahres ist die Abrechnung fällig. Die Lohnkonten der Mitarbeiter werden geschlossen und die Zahlen elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Auch die Jahresentgelte für die bereits erwähnten Sozialversicherungsbeiträge hat die Lohnbuchhaltung an die Krankenkasse zu schicken. Was schließlich nicht vergessen werden darf, ist die jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft, um die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung ermitteln zu können.

Die Lohnbuchhaltung ist keine Sache, die sich mal eben so nebenbei machen lässt. Wer eine eigene Personalverwaltung, einen Bilanzbuchhalter oder ein eigenes Rechnungswesen hat, kann nicht davon ausgehen, dass diese in jedem Fall die fachlichen Voraussetzungen für eine Lohnbuchhaltung mitbringen. Es sollte da also definitiv jemanden geben, der den Job beherrscht – auch wegen der vielen rechtlichen Komponenten. Einen Lohnbuchhalter aber fest anzustellen, ist dann wiederum auch eine Kostenfrage. Wenn man sieht, wie günstig externe Lösungen sind, werden viele Unternehmen die Beratung bei Experten außerhalb des eigenen Unternehmens suchen.

Vorteile für die interne Lohnbuchhaltung im Unternehmen:

  • Für größere Unternehmen mit vielen Mitarbeitern kann es eine Kostenersparnis im Vergleich zu externen Lösungen geben.
  • Alle Daten und das „Wissen“ über die Lohnabrechnung bleiben im Unternehmen.
  • Reibungsverluste in der Zusammenarbeit mit einer externen Lohnbuchhaltung gibt es nicht – wobei das dank moderner Technik auch völlig problemlos ablaufen kann.

Nachteile der internen Lösung bzw. Vorteile der externen Lohnbuchhaltung:

  • Es entstehen keine internen Kosten. Das betrifft nicht nur die Ausgaben für einen Lohnbuchhalter, sondern auch für Software, Wartung und Weiterbildung.
  • Für eine externe Lohnbuchhaltung gibt es feste Preise, in denen natürlich auch enthalten ist, dass Gesetzesänderungen oder angepasste Lohnsteuertabellen eingearbeitet werden.
  • Verlässt die Lohnbuchhalterin oder der Lohnbuchhalter kurzfristig das Unternehmen, wird für einen längeren Zeitraum krank, geht in Mutterschutz oder Elternzeit, entsteht in der Regel eine Lücke, die sich nicht umgehend schließen lässt. Jeden Monat erwarten die Mitarbeiter ihren Lohn – und Finanzamt sowie Krankenkassen erwarten, dass pünktlich die Zahlungen des Unternehmens eingehen. Bis über Stellenangebote eine Nachfolgerin oder ein Nachfolger gefunden ist, kann einfach zu viel Zeit vergehen. In der Regel ist der externe Lohnbuchhalter kein Einzelunternehmer. Er gehört meistens zu einem Unternehmen mit mehreren Experten, so dass personelle Lücken in dieser Variante schnell geschlossen werden können.
  • Die Verantwortung für eine korrekte sowie pünktliche Lohnbuchhaltung und das Einhalten der gesetzlichen Regeln liegt in den Händen der externen Lohnbuchhaltung – also bei Experten.

Diese Auflistung der Vor- und Nachteile setzt voraus, dass das Unternehmen intern tatsächlich einen „echten“ Lohnbuchhalter hat – und nicht auf eine interne Notlösung in Form eines fachfremden Mitarbeiters angewiesen ist, der sich ein bisschen mit Steuern auskennt.

Das Ziel von Felix1 ist es, die einfachste Steuerberatung Deutschlands zu sein. Hier finden Sie den passenden Steuerberater für Ihre Steuererklärungen – inklusive maßgeschneiderter Pakete mit transparenten Kosten. Auch Ihre komplette Lohnbuchhaltung können Sie von Felix1 erledigen lassen. Dazu wählt Felix1 einen Lohnbuchhalter oder einen spezialisierten Steuerberater für Sie aus, der für nur 16,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat alles rund um die Lohnbuchhaltung für Sie erledigt. Dazu gehören die Anlage und Pflege der Stammdaten, die laufenden Abrechnungen, alle erforderlichen Meldungen und Bescheinigungen sowie die sichere Archivierung der Daten.