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Umsatzsteuererklärung – Pflicht für die meisten Unternehmer

Sie kommt schneller als man denkt und vor allem für fast jeden: Die Umsatzsteuer gehört zu den Steuerarten, für die eine jährliche Steuererklärung fällig wird. Dabei spielen die Größe des Unternehmens sowie die Höhe der Umsätze und der Gewinne keine Rolle (wenn man nicht gerade Kleinunternehmer ist). Und weil die Umsatzsteuer eine große Einnahmequelle für den Staat ist, achtet das Finanzamt penibel darauf, dass alles fristgerecht und akkurat abläuft. Deshalb sollten Unternehmer die Umsatzsteuererklärung nicht auf die leichte Schulter nehmen. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser speziellen Steuererklärung? Welchen Daten sind dafür nötig? Wo liegen die Unterschiede zur Umsatzsteuervoranmeldung? Sollte man die Erklärung selbst machen oder diese Aufgabe lieber an einen Steuerberater abgeben? Wie viel kostet der? Wo liegen die Vor- und Nachteile der beiden Lösungen? Fragen über Fragen – die Antworten und noch mehr lesen Sie hier.

Die Antworten auf diese Fragen und noch viel mehr lesen Sie im Folgenden

Die Umsatzsteuer führt im Geschäftsleben eine Art Eigenleben. Sie gehört nicht zu den betrieblichen Kosten und hat auch nichts mit dem Gewinn des Unternehmens zu tun. Trotzdem ist sie eigentlich immer präsent. Denn die meisten Unternehmer müssen laut UStG (Umsatzsteuergesetz) auf ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen Umsatzsteuer erheben – und diese wiederum an den Staat abführen. Im Gegenzug können sie aber die Umsatzsteuer für ihre Ausgaben davon abziehen, das ist der Vorsteuerabzug oder kurz die Vorsteuer. Diese beiden Kategorien bilden vereinfacht gesagt dann auch das Gerüst für die Umsatzsteuererklärung, die regelmäßig nach Ablauf eines Steuerjahres fällig wird. 

Alle Unternehmen müssen jährlich ihre Umsatzsteuererklärung abgeben, weshalb manchmal auch von der Jahresumsatzsteuererklärung die Rede ist. Das gilt auch für Selbstständige, die von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Dazu gehören unter anderem Freiberufler die in Heilberufen wie Zahnarzt, Arzt, Physiotherapeut, Heilpraktiker und Hebamme tätig sind sowie Bausparkassen- und Versicherungsvertreter. Auch diese Berufsgruppen können übrigens Einnahmen erzielen, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen. So bieten gerade Ärzte immer öfter Leistungen an, bei denen kein therapeutisches Ziel im Mittelpunkt steht – und dann entfällt die Steuerbefreiung. Zu den umsatzsteuerpflichtigen Angeboten gehören etwa die meisten klassischen Schönheitsoperationen oder auch das Entfernen von Tattoos. Zahnärzte müssen zum Beispiel Umsatzsteuer auf Zahnprothesen zahlen. Und nur zur Sicherheit: Tierärzte sind immer umsatzsteuerpflichtig – weil die Befreiung nur für Humanmedizin greift. Es also jeder verpflichtet, eine Jahresumsatzsteuererklärung abzugeben – da macht das Gesetz keine Ausnahme. 

Bevor es die Antwort auf diese Frage gibt, zuerst eine Begriffserklärung. Kleinunternehmer erzielen relativ geringe Einnahmen. Wer im vorangegangenen Jahr weniger als 17.500 Euro Jahresumsatz machte und im aktuellen voraussichtlich weniger als 50.000 Euro, kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Die wichtigste Folge: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ausweisen, erheben und an den Staat abführen. Brutto ist in diesem Fall gleich Netto. Kleinunternehmer kommen dadurch zwar nicht in den Genuss des Vorsteuerabzugs, aber sie ersparen sich natürlich einiges an Arbeit.
Das große Aber: Kleinunternehmer müssen trotzdem eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Wovon oder besser womit? Nun, das Rätsel ist schnell geklärt. Es liegt an den Umsätzen. Im entsprechenden Steuerformular gibt den Punkt B: „Angaben zur Besteuerung der Kleinunternehmer“. Dort muss der Umsatz aus dem vergangenen und der erwartete Umsatz für das laufende Jahr eingetragen werden. Mehr ist es nicht, aber Kleinunternehmer sollten das unter keinen Umständen vergessen. Das Finanzamt kann so prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung zu Recht in Anspruch genommen worden ist.

Ein wichtiger Punkt bei der Umsatzsteuer ist die Umsatzsteuervoranmeldung. Die Umsatzsteuer ist auf der einen Seite wie die Gewerbesteuer und die Einkommensteuer eine Jahressteuer. Andererseits sind trotzdem viele Unternehmer dazu verpflichtet, vierteljährlich oder gar monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einzureichen. Darin muss kurz gesprochen von der eingenommenen Umsatzsteuer die Vorsteuer abgezogen werden – jeweils für den entsprechenden Zeitraum. Ist die Differenz (die Umsatzsteuerzahllast) positiv, muss der Betrag ans Finanzamt überwiesen werden, ist er negativ – weil zum Beispiel größere Investitionen geringen Einnahmen gegenüberstanden – gibt es in Form einer Steuervergütung Geld zurück. Die regelmäßige Voranmeldung dient mehreren Zwecken. So lässt sich unter anderem vermeiden, dass eine sehr große Umsatzsteuerschuld entsteht, die ein Unternehmen dann nach einem Jahr gar nicht mehr stemmen kann und der Staat auf den Betrag zumindest fürs Erste verzichten muss. 
Und was hat die Umsatzsteuererklärung mit den Umsatzsteuervoranmeldungen zu tun? Sehr viel! Die geleisteten Zahlungen oder Steuervergütungen fließen in die Umsatzsteuererklärung ein. Im Optimalfall, wenn keine Änderungen mehr gemacht werden müssen und die Voranmeldungen exakt waren, ergibt die Umsatzsteuerklärung 0,00 Euro. Denn alle Zahlungen beziehungsweise Vergütungen aus dem Steuerjahr wurden ja schon mit den Voranmeldungen gemacht. Man kann die Umsatzsteuervoranmeldungen also durchaus als kleine Umsatzsteuererklärungen betrachten.
Und wer muss wie oft die Voranmeldung machen? Das hängt von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast ab. Wer im letzten Jahr weniger als 1.000 Euro hatte, muss gar keine machen. Wer auf mehr als 1.000 aber weniger als 7.500 Euro im Vorjahr kam, ist vierteljährlich dran. Monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen werden fällig, wenn die Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr mehr als 7.500 Euro betragen hat. Bei Existenzgründern, die ja noch nicht auf das Vorjahr zurückblicken können, ist eine monatliche Abgabe im Gründungsjahr und im folgenden Geschäftsjahr verpflichtend. Ausführliche Informationen zur Umsatzsteuervoranmeldung finden Sie hier.

Bevor wir nun gleich zur eigentlichen Umsatzsteuererklärung im Detail kommen, wollen wir uns noch kurz mit den Fristen beschäftigen. 
Die Frist für die Umsatzsteuererklärung orientiert sich an der für die Einkommensteuererklärung. Wer die Erklärung selbst macht, muss diese bis zum 31. Mai des Folgejahres abgegeben haben. Erledigt das ein Steuerberater, hat dieser sieben Monat länger, also bis zum 31. Dezember, Zeit dafür. Das klingt alles im Vergleich zu den Umsatzsteuervoranmeldungen recht entspannt. Denn für diese gelten ganz enge Termine: 
Jede Voranmeldung muss schon am 10. des Folgemonats des jeweiligen Zeitraums der Voranmeldung erfolgen. Also etwa für den Monat Januar am 10. Februar oder für das 1. Quartal am 10. April. Und das Finanzamt ist da bei Fristüberschreitungen von mehr als drei Tagen relativ humorlos.
Wem das zu knapp sein sollte – und das sind sicher recht viele Unternehmer – der kann eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragen. In der Regel wird die auch anerkannt – und die Abgabefrist für die Voranmeldung verschiebt sich in jedem Fall um einen Monat nach hinten. Wer zu monatlicher Abgabe verpflichtet ist, muss dann aber eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres leisten. Diese „Anzahlung“ wird dann am Jahresende wieder verrechnet.

Die Abgabe der Umsatzsteuererklärung muss elektronisch per Elster erfolgen. Ein Download des Formulars von den Seiten der Bundesfinanzverwaltung ist seit 2011 nicht mehr möglich. Wie bereits erwähnt, besteht die Umsatzsteuererklärung im Kern aus dem Jahresbetrag der eingenommenen Umsatzsteuer (berechnet aus den Einnahmen) und der Summe aller Vorsteuerabzüge. Ebenfalls eingetragen werden müssen die geleisteten Zahlungen oder Gutschriften aus den Umsatzsteuervoranmeldungen, natürlich nur, wenn die Pflicht dazu bestand. So weit, so relativ einfach. Doch wie immer steckt der Teufel im Detail. Und wie eigentlich immer bei der Steuer finden sich auch in dem Steuerformular für die Umsatzsteuererklärung zahlreiche Begriffe, die ohne Steuerfachwissen kaum zu verstehen sind. Und wenn man nicht weiß, was sich dahinter verbirgt, kann man eben auch nicht verlässlich ausfüllen. Hinzu kommen noch zwei Anlagen: die Anlagen UN und UR. Immerhin: UN hat nur eine Bedeutung für Unternehmen, die ihren Sitz im Ausland haben. UR wiederum ist verpflichtend abzugeben, dort sind unter anderem steuerfreie Lieferungen, Dreiecksgeschäfte und innergemeinschaftliche Erwerbe einzutragen. Spätestens an dieser Stelle sollten sich Unternehmer fragen, ob sie das wirklich allein können, oder doch lieber auf die professionelle Hilfe eines Steuerberaters setzen sollten. Denn wer hier Fehler macht – und spätestens bei einer Betriebsprüfung werden diese offenkundig – kann sich nicht mit mangelndem Wissen herausreden, sondern muss die Konsequenzen tragen.
Noch schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen regelmäßig elektronische Dienstleistungen in der EU verkauft, etwa ein eBook-Shop. Dann wird die Umsatzsteuer in dem Land fällig, in dem es gekauft wurde. Für diese Zwecke gibt es seit 2015 noch eine zusätzliche Umsatzsteuererklärung, die MOSS-Umsatzsteuererklärung (MOSS steht für Mini-One-Stop-Shop). Hier werden quartalsweise alle Umsätze an das Bundeszentralamt für Steuern gemeldet werden und die gesamten ausländischen Umsatzsteuern abgeführt. Wie das genau funktioniert und wie Ihnen felix1.de dabei helfen kann, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.
Übrigens: Einen Umsatzsteuerbescheid (vergleichbar mit einem Einkommensteuerbescheid) gibt es nur in seltenen Fällen. Warum das so ist, können Sie in diesem Artikel (Umsatzsteuerbescheid) nachlesen.

Schaut man sich die Vor- und Nachteile der beiden Varianten an, spricht nicht viel für das Selbermachen. Ganz klar, es entstehen keine Kosten und der Unternehmer hat die Umsatzsteuerflüsse immer direkt vor sich. Auf der anderen Seite kostet das Erstellen der Umsatzsteuererklärung Zeit und es braucht erhebliches Fachwissen, das zudem immer aktuell gehalten werden muss. Und am wichtigsten: Macht der Unternehmer Fehler, muss er dafür gerade stehen. Macht ein Steuerberater einen Fehler – und das dürfte eher selten passieren – haftet er. 

Das ist eine sehr berechtigte Frage. Auf Heller und Pfennig lässt sich das leider nicht sagen. Es gibt zwar die Steuerberatervergütungsverordnung(StBVV), in der die Gebühren festgelegt werden. Alles hängt dabei vom Gegenstandswert ab, dessen Ermittlung schon mal nicht trivial ist. Hat man den, steht aber immer noch keine Gebühr fest, sondern nur ein Gebührenrahmen. Die Gebühr unterliegt somit einer erheblichen Schwankungsbreite – und wie hoch sie letztlich ist, lässt sich im Vorfeld kaum bestimmen.

Bei der Umsatzsteuererklärung beträgt der Gebührenrahmen 1/10-8/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle A (Anlage 1); Gegenstandswert sind 10 Prozent der Summe aus dem Gesamtbetrag der Entgelte und der Entgelte, für die der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist, jedoch mindestens 8 000 Euro.

Beispiel: Liegt der Gesamtbetrag also bei 90.000 Euro, beträgt der Gegenstandswert 9.000 Euro und die volle Gebühr 471 Euro. Der Rahmen bewegt sich dann also zwischen 47,10 und 376,80 Euro.

In der Regel kommen dann noch weitere Steuererklärungen und zum Beispiel die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder ein Jahresabschluss hinzu, die jeweils wieder separate und damit zusätzliche Kosten verursachen. Und natürlich liegen die auch wieder nur in einem Gebührenrahmen. Planungssicherheit sieht auf jeden Fall anders aus.

Bei felix1.de sieht das ganz anders aus. Hier können Unternehmer aus zwei Steuerberatungspaketen auswählen: dem Basis-Paket und dem Premium-Paket. In beiden ist die Umsatzsteuererklärung mit zusätzlichen Leistungen wie Plausibilitätsprüfungen und einer Umsatzsteuerverprobung selbstverständlich enthalten. Unternehmer geben einfach ihren Jahresumsatz mittels Schieberegler ein und sehen sofort, welche Kosten entstehen. Transparenter geht es wohl kaum. Übrigens: Wenn Sie sich für das beliebte Premium-Paket entscheiden, haben Sie auch nichts mehr mit der Buchhaltung und den Umsatzsteuervoranmeldungen zu tun, denn das macht der Steuerberater auch gleich mit.

Neugierig geworden? Dann legen Sie doch gleich los: Wählen Sie auf dieser Seite die passende Unternehmensform und schauen Sie, wie einfach das geht. Und den am besten zu Ihnen passenden Steuerberater findet felix1.de für Sie auch gleich noch. 

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