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Umsatzsteuervoranmeldung – daran kommen Sie nicht vorbei

Was unter Umsatzsteuer zu verstehen ist, wissen wohl die meisten. Was sich jedoch hinter dem sperrigen Begriff Umsatzsteuervoranmeldung verbirgt, gehört nicht unbedingt zum Allgemeinwissen. Deshalb erklären wir in diesem Text nicht nur, was das ist und wer sich überhaupt darum kümmern muss. Wir beantworten zudem alle wichtigen Fragen, die sich Unternehmer in diesem Zusammenhang stellen sollten. Vor allem natürlich die, ob man die Voranmeldung selber machen kann beziehungsweise soll – oder ob man das besser in die Hände von Profis wie felix1.de legt.

Die Antworten auf diese Fragen und noch viel mehr lesen Sie im Folgenden


Die meisten Unternehmer müssen regelmäßig – monatlich oder vierteljährlich – ihre Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einreichen. Wer genau wie zur Abgabe der „USt-Voranmeldung“ verpflichtet ist, erörtern wir später. Zuerst soll es aber um den Inhalt einer Umsatzsteuervoranmeldung gehen.

Hier berechnet der Unternehmer einerseits die eingenommene Umsatzsteuer aus seinen gestellten Rechnungen in einem bestimmten Zeitraum. Andererseits ermittelt er seine Vorsteuer, das ist die Umsatzsteuer, die er in diesem Zeitraum für Ausgaben gezahlt hat. 
Die Differenz aus eingenommener Umsatzsteuer und der Vorsteuer ist die Umsatzsteuerzahllast. Ist dieser Wert positiv, muss der Unternehmer den entsprechenden Wert ans Finanzamt überweisen. Übersteigt die Vorsteuer hingegen den Betrag aus der eingenommenen Umsatzsteuer, schuldet das Finanzamt dem Unternehmer Geld. Dieser kann sich den Betrag aber im Rahmen der USt-Voranmeldung auf sein Konto überweisen lassen.

Kurz gesagt meldet also ein Unternehmer regelmäßig beim Finanzamt an, wie sich die Umsatzsteuer im jeweiligen Voranmeldezeitraum entwickelt hat. Der Begriff Voranmeldung lässt schon erahnen, dass da noch etwas nachkommt. Richtig, denn die Umsatzsteuer ist eine Jahressteuer – Sie müssen zusätzlich auch eine Umsatzsteuerjahreserklärung für das Vorjahr abgeben. Dort fließen dann aber alle bereits geleisteten Zahlungen ein. Im besten Fall, also wenn die Umsatzsteuervoranmeldung immer exakt richtig war und nicht noch nachträglich Änderungen gemacht werden müssen, beträgt die Steuerschuld bei der Umsatzsteuerjahreserklärung 0,00 Euro. Die über das Jahr verteilten Umsatzsteuervoranmeldungen stellen so etwas wie kleine Umsatzsteuererklärungen dar.

Und warum hat der Gesetzgeber dann überhaupt die Voranmeldung eingeführt? Nun, im Laufe eines Jahres kann einiges passieren. Zum Beispiel auch, dass die Einnahmen aus der Umsatzsteuer vom Unternehmen längst an anderer Stelle ausgegeben sind – und der Staat im schlimmsten Fall auf einer Umsatzsteuerschuld sitzen bleibt. Ein Zinsvorteil hat der Staat durch die regelmäßige Voranmeldung allerdings auch. Umgekehrt kann der Unternehmer die Umsatzsteuerlast übers Jahr verteilen und muss nicht im Folgejahr eine große Summe für das ganze Jahr mit einmal zahlen. Bekommt er bei der Voranmeldung Geld zurück, ist der Zinsvorteil dann auch noch auf seiner Seite.


Prinzipiell muss jeder Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermitteln. Wir wären nicht im Steuerrecht, wenn es da keine Ausnahmen geben würde. Befreit von der Umsatzsteuervoranmeldung sind:

  • Kleinunternehmer: Existenzgründer dürfen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn sie im Vorjahr einen Umsatz von 17.500 Euro nicht überschritten haben und im aktuellen Geschäftsjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleiben.
    Wichtig dabei sind drei Dinge:
    Die 17.500 Euro beziehen sich auf ein ganzes Kalenderjahr, wer seine geschäftliche Tätigkeit zum Beispiel erst am 1. September aufgenommen hatte, darf nur den Anteil von vier Monaten heranziehen, also 5.833 Euro.
    Manchmal entwickeln sich die Geschäfte auch wesentlich besser und man knackt die 50.000 Euro doch. Hier sollte spätestens ein Steuerberater zu Rate gezogen werden, um auf der sicheren Seite zu sein. 
    Kleinunternehmer müssen zwar auf ihre Umsätze keine Umsatzsteuer aufschlagen, sie können aber logischerweise auch keine Vorsteuerbeträge geltend machen.
  • Selbstständige Berufe, die von der Umsatzsteuer ausgenommen sind: Dazu gehören Versicherungsmakler, Ärzte und Zahnärzte.
  • Unternehmer deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug. Das leuchtet ein. Wer so wenig Umsatzsteuer aufs ganze Jahr gesehen zu überweisen hat, für den macht eine monatliche oder vierteljährliche Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung inklusive der Vorauszahlung der Beträge wenig Sinn. Einmal im Jahr reicht dann. Achtung: Besprechen Sie das unbedingt mit einem Steuerberater und dem Finanzamt. Ein einseitiges „Faktenschaffen“ findet kein Finanzbeamter lustig.


Wir haben im Text schon über den Voranmeldungszeitraum von einem Monat oder einem Quartal („vierteljährlich“) geschrieben. Und das sind in der Tat auch die wichtigen Daten. Wie oft die USt-Voranmeldung abgegeben werden muss, hängt wieder entscheidend von der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres ab.

  • vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung: Umsatzsteuerzahllast lag im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro,
  • monatliche Umsatzsteuervoranmeldung: Umsatzsteuerzahllast lag im Vorjahr über 7.500 Euro.


Gründer fragen jetzt natürlich zu Recht, welche Regel in der Phase der Existenzgründung greift, wo es noch kein geschäftliches Vorjahr geben konnte. Es ist überraschenderweise mal ganz einfach: Sowohl im Jahr der Gründung als auch im folgenden Geschäftsjahr ist die monatliche Abgabe verbindlich, unabhängig von der Höhe der Umsätze. Erst im dritten Geschäftsjahr kann, wenn die Zahlen es denn erlauben, zur vierteljährlichen Voranmeldung gewechselt werden. 

Die USt-Voranmeldung darf heutzutage nur in absoluten Ausnahmefällen auf Papier abgegeben werden. Klassische Formulare gehören hier also der Vergangenheit an. Standard ist mittlerweile die Übermittlung per Elster. Das geht direkt über das Elster Online Portal, aber in der Regel auch direkt aus einer Buchhaltungssoftware heraus. Die elektronische Abgabe spart im Vergleich zu früher natürlich viel Zeit. Und das ist auch gut so, denn die Fristen für die Übermittlung sind knapp bemessen. 

Generell gilt: Der Abgabetermin ist der 10. des Folgemonats des jeweiligen Voranmeldezeitraums. Die USt-Voranmeldung für den Monat Januar hat Frist bis zum 10. Februar, entsprechend geht es dann in den folgenden Monaten weiter. Die Stichtage für die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung lauten 10. April (1. Quartal von Januar bis März), 10. Juli (2. Quartal), 10. Oktober (3. Quartal) und 10. Januar (4. Quartal). Das ist schon knapp bemessen und kann sich höchstens mal um einen Tag verlängern, wenn der 10. auf einen Sonntag fällt. Bei zwei oder drei Tagen drüber wird das Finanzamt auch noch gnädig sein, wenn es nicht regelmäßig passiert, dass Sie die Frist knapp verpassen. Aber: Alles, was drüber hinausgeht, bedeutet unweigerlich einen Verspätungszuschlag.

Der Gesetzgeber hat immerhin erkannt, dass der Zeitraum von zehn Tagen nach Abschluss des Voranmeldezeitraums schon sehr eng ist und räumt Unternehmen deshalb die Möglichkeit der Dauerfristverlängerung ein. Diese muss beim Finanzamt beantragt werden und wird in der Regel auch gewährt. Einen Grund müssen Sie übrigens für die Fristverlängerung nicht angeben. Der Aufschub beträgt dann exakt immer einen Monat. Wer also eigentlich spätestens bis zum 10. Mai für den Monat April die Voranmeldung machen musste, hat jetzt Zeit bis zum 10. Juni. 
Wichtig: Damit lassen sich nicht rückwirkend Verspätungen wieder aufheben. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung für das kommende Kalenderjahr muss bei monatlicher Abgabe bis zum 10. Februar eingegangen sein, bei vierteljährlicher Abgabe bis zum 10. April. 

Besonderheit bei monatlicher Abgabe: Unternehmer müssen zu Beginn des Jahres eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Umsatzsteuervorauszahlungen des Vorjahres anmelden und zahlen. Bei frisch gegründeten Unternehmen wird der Betrag nach den voraussichtlichen Umsätzen geschätzt. Die geleistete Sondervorauszahlung wird dann in der Voranmeldung für Dezember angerechnet.


Da es sich bei der USt-Voranmeldung um relativ kleine Zeiträume (Monat beziehungsweise Quartal) dreht, ist es von großer Bedeutung, wann die Umsatzsteuer zu zahlen ist. Ein Beispiel macht das deutlich: Sie haben einen Auftrag fertig gestellt und stellen am 16. Februar Ihre Rechnung. Der Kunde lässt sich Zeit und überweist den Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer (Steuersatz 7 oder 19 Prozent) erst am 20. März. Stellt sich die Frage: Muss die Umsatzsteuer für den Februar abgeführt werden, weil in diesem Monat ja die Leistung erbracht und die Rechnung gestellt wurde? Oder reicht die Anmeldung für den Monat März, da erst in diesem Monat die Umsatzsteuer auf dem eigenen Konto eingegangen ist?

Nun, es ist prinzipiell beides möglich! Im ersten Fall spricht man von Soll-Versteuerung. Das heißt, Sie müssen die Steuern ans Finanzamt abführen, obwohl sie noch nicht auf Ihrem Konto sind. Der zweite Fall beschreibt dann die Ist-Versteuerung. Sie überweisen nur Geld ans Finanzamt, das auch auf Ihrem Konto war. 
Standardmäßig gilt im Steuerwesen die Soll-Versteuerung. Es lässt sich allerdings die Ist-Versteuerung beim Finanzamt beantragen – aber nicht von jedem. Die Ist-Versteuerung ist prinzipiell möglich in folgenden Fällen:

  • Es besteht keine Pflicht zur Buchführung.
  • Der Umsatz im Vorjahr lag unter 500.000 Euro.
  • Unternehmer, die als Freiberufler tätig sind (Architekt, Journalist, Arzt usw.).


Wenn ein Unternehmer die Möglichkeit hat, sollte er die Ist-Versteuerung wählen.


Wer die USt-Voranmeldung selber macht, spart sich das Geld für einen Steuerberater und hat zudem immer regelmäßig die aktuellen Zahlen seines Unternehmens im Blick. Und wer sich generell selbst um Buchhaltung (per Software) und schließlich die Steuererklärung kümmert, wird auch die Umsatzsteuervoranmeldung schaffen. Am Ende sind nur wenige Zahlen in das entsprechende Online-Formular einzutragen.

Allerdings sollten Unternehmer dabei nie den Zeitfaktor außer Acht lassen. Denn die USt-Voranmeldung muss regelmäßig gemacht werden, oft sogar monatlich. Das Finanzamt wird nie Verständnis zeigen, wenn Sie verspätet abgeben – weil Sie wichtigeres zu tun hatten, etwa Ihr Unternehmen vor dem Ruin zu retten. Und auch wenn es nur wenige Zahlen sind im Formular: Die Ermittlung der Zahlen für die Voranmeldung kann vor allem bei einer großen Zahl von einzelnen Ausgaben und Einnahmen langwierig und fehlerbehaftet sein.

Auf der sicheren Seite sind Sie nicht nur in diesem Fall mit einem Steuerberater. Der verpasst garantiert keine Fristen und falls er überhaupt mal einen Fehler machen sollte, haftet er dafür – und nicht Sie.

Mit felix1.de finden Sie nicht nur den Steuerberater, der am besten zu Ihnen passt. Dank der verschiedenen Pakete „Basis“ und „Premium“ entscheiden Sie einfach, ob Sie die Finanzbuchhaltung selbst machen oder abgeben wollen. Um die Umsatzsteuervoranmeldungen kümmern sich die Steuerberater von felix1.de in dem jeweiligen „Premium“-Paket. Worauf warten Sie noch? Probieren Sie es einfach sofort aus und wählen Sie hier die passende Unternehmensform aus. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie als FreiberuflerEinzelunternehmerGmbH, GbR oder anderes geschäftlich unterwegs sind – felix1.de lässt Sie nicht allein.

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