Kassenführung - Im Blick der digitalen Betriebsprüfung

Bilanzierungspflichtige Unternehmen und Unternehmen, die freiwillig eine Jahresabschlussbilanz erstellen, aber auch bargeldintensive Betriebe, die zur Wahrung ihrer Aufzeichnungspflichten nach dem Umsatzsteuergesetz freiwillig ein „Kassenbuch“ führen, stehen immer wieder vor der Herausforderung einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Dabei reicht für die betriebsprüfungssichere Kassenführung die Anschaffung von modernen elektronischen Geräten allein nicht aus. Denn die Finanzbehörde stattet ihre Prüfer mit Computern sowie diversen Spezialprogrammen aus und schult sie auch in Kassenbedienseminaren. Dies führt dazu, dass das Thema Kassenführung ein beliebter Streitpunkt in der Betriebsprüfung ist. 

Bei Mängeln in der Kassenführung hat der Betriebsprüfer sein Mehrergebnis fast sicher

Jeder Unternehmer hat bereits von sich aus ein ureigenes Interesse, die täglichen Einnahmen zu erfassen. Ihn interessiert nicht nur, wie viel er eingenommen hat, sondern auch womit er die Umsätze erzielt hat. So können umsatzschwache und -starke Tage, aber auch Verkaufsrenner und Ladenhüter leichter erkannt werden. Aber auch für das Finanzamt sollten Sie eine ordnungsgemäße Kasse führen. Denn selbst wenn außer der fehlerhaften Kasse in der Betriebsprüfung nichts gefunden wird, darf der Betriebsprüfer „Schwarzeinnahmen“ vermuten und Einnahmen hinzuschätzen. Daraus folgt ein höherer Gewinn und damit für den Unternehmer eine höhere zu zahlende Einkommensteuer sowie zusätzliche Umsatzsteuer. 

Hinweis: Unternehmer sollten in jedem Fall ihr Kassenbuch ordnungsgemäß führen! Das Kassenbuch muss so geführt werden, dass nachträglich keine Änderungen möglich sind. Es kann gebunden, als Lose-Blatt-System oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden. 

A. Was wird von einer ordnungsgemäßen Kasse verlangt? 

In Kurzform bedeutet eine korrekte Kassenführung, dass alle Eintragungen 

  • vollständig,
  • zeitgerecht geordnet,
  • formell und inhaltlich richtig sowie 
  • täglich  aufgezeichnet werden müssen.

B. Kassenführung manuell oder per PC?

Die Finanzverwaltung stellt es dem Unternehmer grundsätzlich frei, ob ein Kassenbuch manuell oder mithilfe eines PC geführt wird. Hierfür stehen entsprechende Programme zur Verfügung. Grundsätzlich sind zwar auch die „virtuellen“ Kassenbücher in Kalkulationsprogrammen wie Excel möglich. Doch Vorsicht: Die Daten in solchen Kalkulationsprogrammen sind im Regelfall nachträglich änderbar. Somit werden diese Kassenführungen von den Betriebsprüfern nicht anerkannt.

Unabhängig vom genutzten Kassentyp sind alle Daten vor Verlust und/oder Änderungen zu schützen. Bei der Nutzung der elektronischen Kassensysteme liegt ein besonderes Augenmerk der Finanzverwaltung darauf, ob und inwieweit die Daten geändert werden können. Achten Sie daher dringend auf die Unveränderbarkeit aller Daten.

C. Details zur „richtigen“ Kassenführung

Eine ordnungsgemäße Barkasse ist für jedes Unternehmen, unabhängig von der Tätigkeitsbranche, aber auch ohne Rücksicht auf den Umfang der Bargeschäfte wichtig.

Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassenführung Hinweise und Handlungserläuterungen
Die Kassenbewegungen müssen täglich aufgezeichnet werden.Eine rückwirkende Erfassung, z. B. für eine ganze Woche, führt bereits zu formellen Mängeln in der Kassenführung.
Jeder Kassenbewegung liegt ein Beleg zugrunde.Haben Sie ausnahmsweise keinen Beleg, hilft ein Eigenbeleg. Jeder Beleg sollte eine Belegnummer, den Belegaussteller, Betrag und Menge, die Währung, ein Datum und eine Erläuterung des Geschäftsvorfalls enthalten.
Wenn Geld aus der Kasse entnommen und zur Bank gebracht wird, muss dies auch in der Kasse  als Auszahlung eingetragen werden.Gleiches gilt umgekehrt, wenn Geld von der Bank abgehoben und in die Kasse eingelegt wird.
Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Istbestand der Kasse übereinstimmen (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Der Bestand laut Kassenbuch ist durch tägliches Nachzählen zu prüfen!Eventuelle Abweichungen zwischen Ist- und Sollbestand der Kasse müssen ausgewiesen werden. Grundsätzlich sind Kassendifferenzen normal. Es gibt keine Kasse, in der es nicht mal zu kleineren Differenzen kommt. Stimmt Ihre Kasse immer, „stimmt“ etwas nicht mit Ihrer Kassenführung und der Betriebsprüfer wird misstrauisch werden.       
 
Der tatsächliche Kassenbestand kann niemals negativ sein.Ein negativer Kassenbestand (auch Kassenfehlbetrag genannt) entsteht, wenn die Summe der Ausgaben die Summe der Tageseinnahmen zuzüglich des Kassenanfangsbestandes übersteigt. Da eine Bargeldkasse keinen Minus-Bestand haben kann, wird mit der Aufdeckung der Kassenfehlbeträge dokumentiert, dass die betrieblichen Geldbewegungen nicht richtig aufgezeichnet worden sind.
Privateinlagen und – entnahmen sind täglich aufzuzeichnen.Wenn Geld aus der Kasse für private Einkäufe entnommen wird, muss dies als Privatentnahme am gleichen Tag eingetragen und ein Eigenbeleg erstellt werden.
Bei privater Vorverauslagung und späterer Erstattung aus der Kasse ist die Auszahlung zum tatsächlichen Zeitpunkt als Ausgabe zu erfassen.Datum der „Ausgabe“ und damit Eintragung in der Kasse ist immer (!) das Datum der Auszahlung aus der Kasse, nicht das Belegdatum des verauslagten Kaufbelegs.
Sofern Vorgänge des Geldverkehrs nicht sofort im Kassenbuch erfasst werden können, sind diese in unreinen Aufzeichnungen festzuhalten und täglich in der richtigen Reihenfolge im eigentlichen Kassenbuch zu erfassen.Achtung: Auch die unreinen Aufzeichnungen (Kladde, Schmierbuch usw.) sind aufzubewahren, da sie als Unterlagen für Eintragungen im Kassenbuch dienen.
Wenn keine Registrierkasse verwendet wird (z. B. bei Markthändlern), ist der Tagesumsatz mittels Kassenzählprotokoll zu ermitteln.Im Kassenzählprotokoll wird der am Tagesabschluss vorhandene Kassenbestand in seiner namentlichen Stückelung (1-Cent, 2-Cent, ...) erfasst. Der Tagesumsatz ermittelt sich, indem die bereits getätigten Entnahmen von Bargeld und Ausgaben dem vorhandenen Kassenbestand am Tagesende hinzugerechnet und der Kassenanfangsbestand des Tages sowie die Einlagen davon abgezogen werden.
Korrekturen jeglicher Art sollten vermieden werden.Überschreibungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen im Kassenbuch rechtfertigen im Allgemeinen die Verwerfung des Kassenbuches.

 

Neben diesen Grundsätzen lautet ein weiterer wichtiger Grundsatz:

Jede einzelne Geldbewegung, also jede Betriebseinnahme und jede Betriebsausgabe, ist einzeln aufzuzeichnen. Diese Einzelaufzeichnungspflicht erfasst neben dem Umsatz grundsätzlich auch den Inhalt der erbrachten Leistung und die Identität des Kunden.
 
Ausnahme: Einzelhändler, die im Allgemeinen Waren von geringem Wert an ihnen nicht bekannte Kunden über den Ladentisch verkaufen, brauchen die Identität ihrer Kunden nicht einzeln aufzuzeichnen, sofern der einzelne Betrag 15.000 EUR nicht übersteigt. Diese Ausnahmeregelung ist nicht anzuwenden für Bareinnahmen z. B. im Hotel- und Beherbergungsgewerbe, in Autoreparaturwerkstätten sowie in Gaststätten (sofern es sich um Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Tagungen handelt), da hier die Kunden in der Regel namentlich bekannt und damit Einzelaufzeichnungen zumutbar sind. Auch im Taxigewerbe müssen die Kasseneinnahmen einzeln aufgezeichnet werden. Taxiunternehmer sind daher verpflichtet, die Schichtzettel aufzubewahren. 

D. Weitere Grundsätze bei Nutzung einer elektronischen Registrierkasse

Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, so ist der konkrete Einsatzort und -zeitraum des Gerätes zu protokollieren. Diese Protokolle und die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, wie Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und -protokolle sowie weitere Anweisungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein.

Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassenführung     Hinweise und Handlungserläuterungen

Bei Verwendung einer Registrierkasse darf die Tageseinnahme laut Tagesendsummenbon (sogenannter Z-Bon) in einer Summe in den Kassenbericht übernommen werden. 

Die Z-Bons sind vollständig und lückenlos aufzubewahren. Z-Bons werden von der Registrierkasse fortlaufend nummeriert. 
Der Bon sollte folgende Angaben enthalten:
•    Name des Geschäfts,
•    Tagesdatum und Uhrzeit,
•    Tagesumsatz sortiert nach 7% und 19%,
•    Stornierungen,
•    Retouren,
•    Entnahmen von Bargeld,
•    Zahlungswege (bar, Scheck und Kreditkarte)
Achtung bei Z-Bons auf Thermopapier:
Thermopapier hat nur eine geringe Haltbarkeit (keine 10 Jahre!). Es ist deshalb eine Kopie anzufertigen und diese gemeinsam mit dem Original aufzubewahren.
Kreditkarten- und EC-Kartenzahlungen sind als Umsatz und als Ausgaben zu erfassen.Auch wenn die Kartenzahlungen nicht täglich beim Kartenanbieter eingereicht werden, sind die Zahlbeträge täglich als Ausgabe zu erfassen, da sie keine Barmittel darstellen.
 Bei elektronischen Kassensystemen sind sämtliche elektronische Daten unverdichtet zu speichern.Eine Löschung der Einzeldaten zugunsten des Z-Bons in Papierform ist unzulässig. (Bitte beachten Sie die nachfolgenden Ausführungen).
 Bei Stammdatenänderungen muss der ursprüngliche Inhalt in den Aufzeichnungen erhalten bleiben.Bei Änderungen sind die alten Stammdaten mit Gültigkeitsangaben zu versehen und zu historisieren.

Kassensysteme müssen Auslesbarkeit der Daten gewährleisten

Bei den elektronischen Kassen werden in der Praxis sehr unterschiedliche Bauarten genutzt. Während bei älteren Modellen die Einzelbelege über eine mitgeführte Kassenrolle erfasst werden, bieten neueste Kassensysteme die vollständige Speicherung aller Daten auf einer Festplatte an. 
 
Bereits seit dem Jahr 2002 verlangt die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung die Überlassung aller in elektronischer Form erfassten Daten auf einen Datenträger im vorgeschriebenen GdPdU-Format (neu GoBD). Im Jahr 2010 erweiterte die Finanzverwaltung diese Überlassungspflicht auch auf die elektronischen Erfassungssysteme bei Bargeschäften. Dies bedeutet eine Auslesbarkeit der Daten der verwendeten Registrierkasse unter Beachtung der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. 
 
Hinweis: Grundsätzlich hat der Unternehmer dafür Sorge zu tragen, dass die eingesetzten Registrierkassen die Speicherung aller Einzeldaten für einen Zeitraum von 10 Jahren in unveränderbarer Weise gewährleisten. Neben der Speicherung der täglich erfassten Einzeldaten dürfen diese während des Aufbewahrungszeitraums nicht zusammengefasst oder in irgendeiner Art verdichtet werden. In der Verantwortung des Unternehmers liegt es auch, solche Kassensysteme einzusetzen, die die Auslesbarkeit der Daten für Prüfungszwecke jederzeit und über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist ermöglichen.

Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016

Nicht alle Kassensysteme können diese neue Anforderung gewährleisten. Deshalb besteht für eine Übergangszeit vom 26. November 2010 bis zum 31. Dezember 2016 noch die Möglichkeit, die bestehenden Registrierkassen zu nutzen. Bedingung für die Ausnahmeregelung ist der Nachweis, dass die eingesetzten Kassen nicht technisch auf- oder nachrüstbar sind. Sprechen Sie deshalb unbedingt mit ihrem Händler von Kassensystemen vor Ort.

E. Aufbewahrungsfristen

Für die Aufbewahrung der Unterlagen zur Kassenführung gilt eine Frist von 10 Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Kasse erstellt wurde. 
 
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören:

  • Kassenbücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen, • Originalbelege,
  • Z-Bons (Tages-, Monats-, Jahresendsummenbons), auch Fehlbons (Null-Bons),
  • Kalkulationsgrundlagen, wie z. B. Speise- und Getränkekarten in Gaststätten oder saisonbedingte Preislisten für Hotels und Beherbergungseinrichtungen,
  • Organisationsunterlagen, die zur Kasse gehören (Bedienungsanleitungen, Programmabrufe nach jeder Änderung (z. B. Artikeleinzelpreis),
  • Protokolle der Kasseneinrichtung (neue Verkäufer, Kellner, Trainingsspeicher …),
  • Protokolle der Kassenprogrammierung,
  • alle weiteren Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Buchführung von Bedeutung sind.

 
Hinweis: Alle Unterlagen und Aufzeichnungen sind in der Form aufzubewahren, in der sie ursprünglich entstanden sind. Das bedeutet: Papierbelege sind in Papierform und elektronische Daten auf der Festplatte oder auf einem anderen Speichermedium vorzuhalten.

F. Verfahrensdokumentation und Internes Kontrollsystem

Registrier- und PC-Kassen sind hochkomplexe Geräte, die für den Laien in ihrer Funktionsweise nur schwer verständlich sind. Damit ein sachverständiger Dritter diese Systeme verstehen kann, sind diverse Unterlagen, wie Bedienungsanleitungen, Änderungsprotokolle u.v.m. aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen. Im Rahmen der Verfahrensdokumentation sind alle Anweisungen aufzubewahren, die dem umfassenden Verständnis der Datenentstehung, -erfassung, -speicherung und –verarbeitung dienen. Dazu gehören auch Arbeitsanweisungen, die die Rechte und Pflichten bei der Bedienung der eingesetzten Kassen abbilden, sowie die Festlegung von Kontrollen über die Einhaltung der festgelegten Nutzungsregeln. So muss beispielsweise auch dokumentiert werden, wer die Kasse führt, wer Zugang zur Kasse hat und wer als Kassenführer fungiert. Ausgeführte Kontrollen sind dabei zu protokollieren. 
Durch die umfassenden Zugriffsmöglichkeiten auf die elektronischen Daten Ihres Unternehmens können Betriebsprüfer Unkorrektheiten in der Kassenführung leichter feststellen. Damit steigt auch das Risiko von Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung. Doch mit einer ordnungsgemäßen Kassenführung können Sie Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen erfolgreich vermeiden.

Kostenloser Download: Kassenführung - Im Blick der digitalen Betriebsprüfung

 

Stand 09.02.2015

 

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