Unternehmer, die Bargeldgeschäfte haben und eine Kasse führen, müssen strenge Aufzeichnungspflichten erfüllen. Wenn diese nicht eingehalten werden, kann das bei der nächsten Betriebsprüfung auffliegen. Zum 1.1.2018 wird es für Unternehmer mit Kasse noch heikler: Denn dann droht die Kassennachschau – eine unangekündigte Prüfung der Unterlagen durch den Außenprüfer des Finanzamts.
Von der überraschenden Kassennachschau zur plötzlichen Betriebsprüfung
2018 wird die Luft für Unternehmer mit Kasse noch dünner, wenn sie keine ordnungsgemäßen Kassensysteme nutzen: Während eine „normale“ Betriebsprüfung bereits Wochen zuvor angekündigt wird und dem Unternehmer damit noch Zeit bleibt, sich optimal vorzubereiten, macht die neue Regelung dem Kasseninhaber künftig einen Strich durch die Rechnung. Denn ab Januar 2018 darf ein Außenprüfer während der üblichen Geschäftszeiten an die Tür klopfen, Kassenunterlagen, sonstige Aufzeichnungen sowie Auskünfte verlangen und sogar weitere Personen zur Herausgabe verpflichten.
Und es kommt noch „besser“: Findet der Außenprüfer etwas, darf er ohne vorherige Prüfungsanordnung zur normalen Außenprüfung übergehen. Er muss hierauf nur schriftlich hinweisen. Für den Unternehmer bedeutet das also: Vorbereitungsmöglichkeit gleich null. Das ist gerade im Hinblick darauf, dass sich erst zum 1.1.2017 die Anforderungen an elektronische Registrierkassen verschärft haben, besonders hart. So müssen elektronische Registrierkassen seither unter anderem technisch in der Lage sein, steuerliche relevante Daten und Rechnungen einzeln aufzuzeichnen.
Der Prüfer darf nur „fast alles“
Doch der Unternehmer muss nicht alles stillschweigend über sich ergehen lassen. Er hat Möglichkeiten Einwände zu erheben, wenn der Außenprüfer Grenzen überschreitet. Er darf zum Beispiel nicht einfach so die Wohnung des Unternehmers betreten und dort nach Unterlagen suchen. Das ist nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung erlaubt. felix1.de-Vorstand und Steuerberater Andreas Reichert erläutert: „Viele Möglichkeiten hat der Unternehmer aber nicht. Deshalb lohnt es sich umso mehr, die Kasse rechtzeitig einmal ordentlich einzurichten. So kann einem der Besuch des Außenprüfers – ob unangekündigt oder angekündigt – nichts mehr anhaben.“
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