Neufassung der GoBD: Smartphones und Clouds jetzt offiziell zulässig

Unternehmer können ab sofort ihre Belege per Smartphone scannen und die Buchhaltung in der Cloud speichern. Möglich macht das die Neufassung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), die das Bundesfinanzministerium kürzlich veröffentlicht hat. Fünf Jahre nach der Erstveröffentlichung ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung.

Das Bundesfinanzministerium hat am 11.07.2019 eine überarbeitete Fassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Änderungen gibt es insbesondere in den Bereichen Erfassung von Belegen im Ausland, Konvertierung von Inhouse-Formaten und Zulässigkeit von Cloud-Systemen. Durch die Neuerungen können Unternehmer ab sofort schneller und einfacher ihre digitale Buchhaltung erledigen.

Smartphone statt stationärem Scanner erlaubt

Eine große Erleichterung dürfte dabei die ausdrückliche Erwähnung von Smartphones sein, mit denen der Steuerpflichtige nunmehr die bildliche Erfassung von Papierbelegen vornehmen darf. Bildliche Erfassung meint damit nicht mehr nur den klassischen Scan-Vorgang mit dem Multifunktionsgerät, sondern auch das Fotografieren mit dem Handy. Dabei müssen die übrigen Anforderungen der GoBD an Lesbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit eingehalten werden.

Auch wenn Papierbelege im Ausland entstehen, wie etwa bei einer Dienstreise, können sie von dort abfotografiert und erfasst werden. Wurde die elektronische Buchführung ins Ausland verlagert und hat die Finanzbehörde dies genehmigt, dürfen Papierbelege ins Ausland verbracht und dort digitalisiert werden.

Buchhaltung in der Cloud

Das BMF stellt außerdem klar, dass die bei der elektronischen Buchführung eingesetzte Hard- und Software auch in einer Cloud betrieben werden kann. Hintergrund ist, dass Daten und Dokumente in Datenverarbei-tungssystemen z. B. erfasst, erzeugt, verarbeitet und übermittelt werden. Darauf, ob diese als eigene Hard- oder Software erworben oder genutzt oder aber in einer Cloud in Kombination der Systeme betrieben werden, kommt es jetzt ausdrücklich nicht mehr an.

Darüber hinaus gibt es Erleichterungen, wenn ein Unternehmer aufbewahrungsplichtige Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format umwandeln möchte: Anders als bisher darf er die Unterlagen im Ursprungs-format unter bestimmten Voraussetzungen vernichten und muss nur noch die umgewandelte Version aufbewahren.

“Nach nunmehr fünf Jahren zeigt die Finanzverwaltung mit den neugefassten GoBD, dass auch sie sich der voranschreitenden Digitalisierung anpasst“, meint felix1.de-Vorstand und Steuerberater Marc Müller. „Unternehmer haben es mit der digitalen Buchführung nun viel einfacher. Und wir freuen uns, dass wir mit unseren digitalen Lösungen, die wir seit Jahren fortentwickeln, den richtigen Nerv getroffen haben“.